Reunião one-on-one (1:1)

Reuniões one-on-one já existia de maneira informal em quase todas as empresas. Mas depois que ela começou a ser institucionalizada pelas empresas de alta tecnologia,  levando-as a resultados operacionais excepcionais, essa metodologia inspirou a renovação, em escala mundial, de empresas de diferentes dimensões e seguimentos do mundo dos negócios.

O QUE É…

Basicamente é o encontro privado e frequente entre duas pessoas: o líder e um liderado integrante de sua equipe. Direcionados por uma pauta, trocam ideias, feedbacks sobre o trabalho, identificam gaps entre o resultado esperado e o realizado pelo colaborador, implementam ações para o desenvolvimento profissional e pessoal do liderado para otimizar seu desempenho, aumentando os resultados da equipe e da empresa como um todo.

VANTAGENS

• Aprimora a relação entre líder e liderado, reforçando a confiança entre ambos.
• Possibilita trocas de feedbacks, de ideias mais sinceras e produtivas entre líder e liderado, sem a interferência de terceiros.
• Favorece o engajamento e comprometimento com os valores e metas estratégicas da empresa.
• Possibilita identificar, em tempo real, os problemas que acontecem no nível operacional e   propor soluções imediatas a eles.
• Aumenta a produtividade do liderado e do líder com consequente elevação dos resultados da equipe e do negócio.
• Identificadas as deficiências do liderado, líder e liderado definem PDIs para que ele possa adquirir as competências requeridas para exercer o seu cargo com alta performance.
• O liderado traça junto com o líder o seu plano de carreira e as ações para sua implementação.
• O liderado sente-se valorizado com a ampliação de seu horizonte profissional, fica mais tempo na empresa o que diminui a taxa de turnover.
• Estimulado ao protagonismo, o colaborador desenvolve soft skills muito valorizadas atualmente como autoconhecimento, autonomia, autocrítica, autogestão, proatividade.

PAPEL DO LÍDER

• Ouvir, com escuta atenta, o liderado.
• Alinhar as aspirações pessoais e profissionais do liderado aos objetivos, valores e metas da empresa, estimulando sua aderência à cultura organizacional.
• Identificar os gaps entre o desempenho do liderado e o que dele é esperado, orientando como superá-los.
• Dar liberdade para o liderado falar sobre como o líder  está exercendo a liderança da equipe. Isso estimula o liderado a falar de si sem restrições e, evidentemente, que o líder  também aprimore suas competências para liderar.
• Trazer feedbacks de orientação constantes para o liderado. Realçar seus pontos fortes, ajudá-lo a refletir sobre seu desempenho, identificar suas deficiências e sugerir ações para superá-las. O gestor tem papel de guia: deve sempre levar o liderado a encontrar soluções para os problemas levantados.
• Ter habilidade de comunicação ao dar os feedbacks para não comprometer a autoestima e autoconfiança do liderado. É aconselhável que antes de apontar deficiências, enfatize desempenhos destacados, para não parecer que a reunião é um encontro só para cobrar melhor desempenho.
• Evitar juízo de valor sobre o liderado. Focar em descrever suas ações, o que ocorreu, como deveria ter ocorrido, o que fazer para melhorar.  Por isso, o líder precisa se preparar para saber fazer com eficácia uma reunião ONE-ON-ONE.
• A prioridade da sugestão da pauta é do liderado, pois a reunião é para ele. Mas a coordenação é responsabilidade do líder. Prioridade não quer dizer exclusividade: o líder pode sugerir temas para a pauta, quando considerar oportuno.
• Quando pautar a reunião unilateralmente, dar conhecimento da pauta ao liderado com antecedência, para que ele possa se preparar adequadamente para ela. Isso pode ocorrer no início do ciclo de reuniões, quando o colaborador demonstrar insegurança por causa de sua inexperiência. Ressalte-se que o líder, desde o início do ciclo, deve estimular a sua autonomia, o seu protagonismo para que ele assuma o quanto antes a responsabilidade pela pauta.
• O líder pode sugerir outra pauta, quando ela traz temas irrelevantes para o melhor desempenho  pessoal e profissional de ambos ou da equipe.
• Não cancelar ou alterar a data e horário da reunião sem um motivo que realmente o justifique.

PAPEL DO LIDERADO

• Expressar suas opiniões sobre a liderança, o processo de trabalho, suas dificuldades, suas preocupações e angústias.
• Pedir sugestões ao líder para o desenvolvimento das competências requeridas pelo cargo para entregar os resultados  esperados pela empresa (OKR).
• Dar sugestões para qualificar as relações entre os colaboradores da equipe, o processo operacional, o clima organizacional e aumentar  os resultados do time.
• Sugerir ações para o seu desenvolvimento pessoal e profissional.
• Se comprometer em propor temas relevantes para a pauta das reuniões e a assumir com responsabilidade a prioridade de realizá-las.
• Dar ciência ao líder, com a antecedência e a forma acordadas entre eles, sobre os temas da pauta da reunião.

PERIODICIDADE

O ideal é que a reunião seja semanal, mas pode também ser quinzenal ou mensal dependendo da realidade de cada equipe. Não pode ultrapassar o limite mensal, pois esfria a relação entre líder e liderado e inviabiliza talvez o maior valor da reunião one-on-one: o de poder dar solução imediata para problemas logo após sua ocorrência.

Há quem considere o período de quinze dias ideal, pois dá tempo de o colaborador ver o resultado de uma ação planejada, dar o feedback ao líder e ambos analisarem o resultado.

O ideal é que a reunião seja sempre no mesmo dia da semana e no mesmo horário para evitar possíveis desencontros.

DURAÇÃO

Também não há unanimidade sobre a duração de cada reunião. Há quem considere ideal uma hora e outros trinta minutos. No início é indicado uma hora. Depois de um certo tempo, quando houver uma integração melhor entre líder e liderado, a reunião pode ter o seu tempo reduzido  para trinta minutos, se for o caso.

Qualquer que seja a duração, em comum acordo com o liderado, o líder deve dividir criteriosamente o tempo para ouvir o colaborador, discutir o tema da pauta, levar o liderado à solução de problemas levantados e sobrar um tempo para fazer uma avaliação da reunião: amarrar acordos conjuntos e definir mútuas responsabilidades futuras.

A REUNIÃO TEM QUE SER PAUTADA

Nada é pior que uma reunião para nada, sem direção, pois ela pode virar um bate papo improdutivo. Por isso ela tem que ser pautada, prioritariamente pelo liderado, com a supervisão do líder, pois a reunião é para o liderado. O líder pode assumir essa responsabilidade quando considerar necessário.

A REUNIÃO NÃO PODE SER CANCELADA.

 Sua ocorrência deve ser frequente e conforme o programado,  de acordo com a realidade da empresa e de cada equipe. Isso é fundamental para a sua eficácia. Em uma cultura de alta performance, o cancelamento com certa frequência das reuniões revela o não comprometimento com o seu valor.

REGISTRAR DADOS E INFORMAÇÕES RELEVANTES

A síntese, avaliação ou conclusão da reunião devem ser redigidas e rigorosamente registradas para compor uma base de dados a fim de  fundamentar o People Analytics e tornar a gestão de pessoas mais criteriosa e científica. É essa base que revelará a história da jornada do colaborador na empresa e embasará muitas decisões sobre ele: PDIs, promoção, remuneração e até um possível desligamento se necessário.

One-on-one na VDX People

Na Plataforma da VDX People, a reunião one-on-one tem muita relevância para tornar a gestão mais eficaz e levar os colaboradores à alta performance.

De forma acessível a plataforma facilita a comunicação entre líder e liderado, através das ações destacadas abaixo:

• Pela plataforma, líder e liderado trocam e-mails sobre sugestões de temas e a elaboração da   pauta das reuniões;
• Ela cobra, automaticamente, o líder e o liderado quando uma reunião agendada não foi realizada;
• O RH e os líderes seniores, através de um “score card”, têm possibilidade de monitorar o desenvolvimento das reuniões: sua frequência, líderes e liderados que não cumpriram sua agenda, como elas estão sendo realizadas, a qualidade dos registros. Dessa forma podem fazer intervenções que julgarem adequadas para que as reuniões cumpram o objetivo de elevar o patamar de desempenho dos líderes e liderados a fim de potencializar os resultados do negócio. Para o RH, terminam os controles de execução dos one-on-ones com planilhas e a consulta com cada gestor,  para verificar se as reuniões estão acontecendo ou não.

Os  dados e informações relevantes das reuniões são registrados em um único repositório da plataforma. Centralizados em um só lugar, facilita aos gestores, de todos os níveis,  o controle sobre sua realização, o rastreamento do seu histórico, a análise de seus dados e informações para fundamentar decisões e ações mais assertivas  para que os colaboradores, em todos os níveis, desempenhem em alta performance e as  metas estratégicas da empresa sejam alcançadas.

Entre essas ações estão a definição de PDIs, para alinhar as aspirações e os planos de carreira dos colaboradores com as metas e os valores da empresa.

Cumprir a realização de reuniões one-on-one deve ser um valor maior em uma cultura de alta performance. A plataforma ajuda a amarrar todos os seus pontos: elaboração das pautas, relevância dos temas, realização, documentação, organização de dados e sua efetividade para impulsionar a alta performance e os resultados do negócio.

CONCLUSÃO

Pela abrangência de sua funcionalidade: identificar desempenhos, resultados, analisar suas causas, pontos fortes, deficiências, dar feedbacks formativos constantes, eficientes, reavaliar continuamente, registrar elogios a desempenhos destacados, a eficácia  das ações corretivas de desempenhos deficientes, visando sempre a alta performance do colaborador, por tudo isso, acredita-se que a reunião one-on-one vai substituir as tradicionais avaliações de desempenho e competências. Pois sua prática, executada com excelência, fundamentada em Analytics, tem se demonstrado mais eficaz, mais produtiva na gestão de pessoas para  alavancar os  resultados das empresas.